Il backup aziendale c’è quasi sempre. Il problema è sapere se funziona. Molte aziende lo scoprono il giorno in cui serve: il disco esterno non veniva collegato da mesi, il programma segnalava «tutto ok» ma copiava una cartella vuota, oppure il virus ha cifrato anche le copie.
Un backup non provato è solo una speranza. Vediamo come si imposta bene e, soprattutto, come si controlla.
La regola del 3-2-1
È la regola più semplice e più usata per non perdere i dati:
- 3 copie dei dati, compreso l’originale;
- 2 supporti diversi, per esempio il server e un NAS;
- 1 copia fuori sede, lontana dall’ufficio e scollegata dalla rete di tutti i giorni.
La copia fuori sede è quella che vi salva da un furto, da un incendio, da un allagamento o da un virus che cifra tutto ciò che trova collegato. Senza, tutte le copie stanno nella stessa stanza dell’originale.
Il nemico del backup aziendale: i ransomware
I ransomware sono virus che cifrano i file e chiedono un riscatto per restituirli. I più recenti non si fermano ai documenti: cercano apposta le copie di sicurezza collegate alla rete e cifrano anche quelle, proprio per togliervi la via d’uscita.
Per questo almeno una copia deve essere irraggiungibile da un computer infetto: scollegata, oppure protetta in modo da non poter essere modificata o cancellata per un certo periodo. È la differenza tra ripartire in mezza giornata e trattare con dei criminali.
Cosa copiare (e cosa si dimentica)
- i documenti sul server e sulle cartelle condivise;
- il database del gestionale, che spesso sta in una cartella a parte e va copiato nel modo giusto, non a programma aperto;
- la posta elettronica archiviata sui singoli computer;
- i file salvati sul desktop, dove molti lavorano senza pensarci;
- le configurazioni di firewall, centralino e apparati di rete, che dopo un guasto fanno risparmiare ore;
- i dati in cloud: anche Microsoft 365 conserva quello che cancellate solo per un periodo limitato.
Sul cloud vale la pena fermarsi un attimo. Molti pensano che quello che sta su OneDrive o SharePoint sia già «al sicuro», ma un file cancellato resta nel cestino per un tempo limitato: per gli account aziendali Microsoft indica 93 giorni, poi viene eliminato definitivamente (lo spiega la guida ufficiale di OneDrive). Il cloud tiene i file disponibili, ma non sostituisce un backup aziendale con le sue versioni.
Per i server: virtualizzare e copiare la macchina intera
Per i server noi consigliamo di virtualizzarli: il server diventa una macchina virtuale, cioè un insieme di file che gira su un hardware dedicato. Il vantaggio per il backup è grande.
Copiando i soli dati, dopo un guasto bisogna reinstallare il sistema operativo, i programmi, il gestionale e le impostazioni, e solo alla fine rimettere i documenti: possono volerci giorni. Copiando la macchina virtuale intera si salva tutto insieme, e si può riaccendere il server com’era, anche su un altro hardware, in poche ore.
Il backup della macchina virtuale non sostituisce quello dei singoli file: è un livello in più, quello che vi rimette in piedi l’ufficio quando il problema non è un documento cancellato ma un server che non riparte. È lo stesso principio che usiamo quando migriamo i server su Proxmox, che ha il backup integrato.
Ogni quanto fare il backup
Dipende da quanto lavoro potete permettervi di perdere. Se il backup si fa ogni notte, nel caso peggiore perdete una giornata. Per un gestionale con fatture e ordini, spesso è già troppo: meglio copie più frequenti durante il giorno.
Conta anche quanto indietro si può tornare. Un file rovinato ve ne accorgete magari dopo due settimane: se le copie si sovrascrivono ogni notte, quella buona non c’è più. Servono più versioni, per giorni e settimane.
Come sapere se il backup funziona davvero
Il programma che dice «completato» non basta. Bisogna controllare tre cose:
- che le copie siano state fatte davvero, tutte, e alla data giusta;
- che siano complete e integre, non solo presenti;
- che si possano ripristinare: è l’unica prova che conta.
Un caso vero: il backup che partiva ma non finiva
Un cliente era convinto di avere il backup sul NAS. Aveva anche la prova: ogni giorno gli arrivava la notifica «backup avviato». Tutto verde.
Durante il sopralluogo abbiamo controllato non l’avvio, ma i risultati dei backup. Il backup partiva ogni giorno, ma non completava una copia dal 2024. Per tutto quel tempo l’azienda ha lavorato senza una copia aggiornata dei propri dati, senza saperlo.
Nessuno aveva sbagliato a guardare: la notifica diceva il vero, il backup partiva. Solo che «avviato» non vuol dire «riuscito». È per questo che noi controlliamo l’esito delle copie, non il fatto che siano partite.
Chi controlla il backup aziendale?
È la domanda che fa la differenza. Spesso il backup lo ha impostato qualcuno anni fa, e da allora nessuno lo guarda: chi dovrebbe accorgersi che si è fermato? Un controllo funziona solo se ha un responsabile e una cadenza, e se l’esito viene scritto da qualche parte.
Il modo giusto è provare, a intervalli regolari: recuperare un file, una cartella, ogni tanto un intero server, e misurare quanto tempo ci vuole. Meglio scoprire un problema in una prova che durante un’emergenza.
È il lavoro che facciamo per i nostri clienti a Roma e nei Castelli Romani: impostiamo le copie, ogni giorno controlliamo che siano state fatte e siano integre, e se una copia salta ve lo diciamo subito, non il giorno in cui vi serve.
Quando avete provato l’ultima volta a recuperare un file dal backup?